Går det an å bli inspirert til å jobbe på nye måter når dagen består av papirbunker? Og hva skjer når disse bunkene i perioder vokser seg ubehagelig store i påvente av å bli registrert inn i det elektroniske arkivet? Leder ved Dokumentsenteret, Nina Bønsnes Røed, har tatt utfordringen og innført medarbeiderdrevet forbedringsarbeid i sin avdeling!

Endringen i avdelingen

For å jobbe smartere og mer effektivt, styres nå avdelingen etter en felles visuell oversikt over antall saker til registering og antall personer tilgjengelig til å registrere.  Dagens «to do» og køer av saker fra dagen før følges opp på en whiteborad tavle lett synlig på Dokumentsenteret. Medarbeiderne samles hver morgen ved tavlen for å bli enige om hvordan de best kan løse dagens oppgaver, – sammen!

Fra at den enkelte medarbeider tidligere kun visste om størrelsen på sin egen papirbunke, er nå alle klar over avdelingens totale arbeidsmengde. Ledig kapasitet på ett fagområde blir dermed lettere synlig og kan utnyttes på annet område.

«Tavlen har ført til at avdelingen har blitt mer fleksibel», Nina Bønsnes Røed

Engasjerte medarbeidere

På Dokumentsenteret har vi papirer så det holder og lange lister med eposter som skal arkiveres. Vi registrerer og registrerer, hele 120.000 jouornalposter i året! Ofte når vi ikke målet vårt om å være ajour i løpet av en dag eller to. Vi var derfor på utkikk etter et metode som kunne hjelpe oss med å jobbe smartere.

Ved at medarbeiderne involveres på en systematisk måte i å løse problemene i avdelingen, har mengden forbedringsforslag økt betraktelig! Det er de ansatte som best kjenner oppgavene og som kan komme med de aller beste løsningene.

«I tiden fremover er vi helt avhengige av engasjerte og forbedringsorienterte medarbeidere, og jeg synes vi er på god vei!» Nina Bønsnes Røed

Nina Bønsnes Røed, Leder, Dokumentsenteret