Nå vil vi dele en suksesshistorie med dere. Den viser hva kriser kan utløse av gode initiativer og smarte løsninger, og at samarbeid er en suksessfaktor. Over natten stod kommunens Folkehelsekontor overfor en formidabel oppgave med å sikre helsetjenester og pleie- og omsorgsektoren tilstrekkelig smittevernutstyr. Bærum kommune var på det tidspunktet en av kommunene som var hardest rammet av en pandemi med et virus verden visste lite om.

Smittvernutstyr må sikres

Å sikre at tjenestestedene i kommunen til enhver tid har tilstrekkelig med smittevernutstyr under pandemien, uavhengig av hvor lenge den skulle vare, var av avgjørende betydning for å demme opp for pandemien. Da var det også viktig å få en helhetlig oversikt over gjennomsnittlig bestillingsfrekvens og faktisk forbruk av smittevernutstyr. Enheten for Digitalisering- og IT (DigIT), fikk derfor i oppdrag å bistå Folkehelsekontoret med å utvikle en helhetlig løsning for innkjøp og logistikk for smittevernutstyr.

Rask utvikling av løsning

Beslutning om oppstart av prosjektet ble tatt 31. mars og leveransen ble iverksatt 18. mai. I denne korte perioden klarte de sammen å utvikle en løsning hvor Folkehelsekontoret nå til enhver tid har oversikt over hva som er bestilt hos og mottatt av leverandør, behovene hos alle tjenestestedene i Bærum kommune (inkludert eksterne aktører), samt oppdatert lagerstatus til enhver tid. Dermed er Bærum kommune i stand til å foreta prognosebasert innkjøp av smittevernutstyr, og tjenestestedene vil også kunne bestille etter faktisk behov basert på historikk. Det er med andre ord lagt opp til at Folkehelsekontoret ikke skal gå tom for utstyr, og til enhver tid kan bistå tjenestestedene med smittevernutstyr. Løsningen er en helhetlig innkjøp- og logistikkløsning – fra digital bestilling til levering på døren.

Løsning uten anskaffelser

Hele løsningen bygger på kommunens Office 365 plattform og en rekke produkter som inngår i lisensavtalen med Microsoft (utenom eksternt bestillingsskjema – ACOS Interact). Det er dermed ikke foretatt noen anskaffelse av et nytt fagsystem, men det er i stedet benyttet byggeklosser vi allerede har for bygge funksjonaliteten som trengtes.

Andre kommuner er interessert

Andre kommuner viser interesse for løsningen og den er allerede delt med Kristiansand, Stavanger og Bergen. I tillegg planlegges det for at Bærum kommune skal holde et webinar om prosjektet og løsningen gjennom Microsoft på Nordic Edge Expo. Formålet er å vise til et eksempel på bruk av Office365 til mer enn Teams, Yammer, og dokumentdeling.

Samarbeid og smidighet

Andre tjenester i kommunen ser også nytte av løsningen, og det kjøres nå et prosjekt for Fritid og Avlastning med samme type plattform. Her har utviklerne etter kun to dager allerede kjørt en demo for de ansatte. Smidig og effektivt er definitivt veien å gå.

Løsningen er et produkt av godt samarbeid og en sterk team-spirit, hvor alle opplevde at deres innspill ble hørt og ivaretatt (Folkehelsekontoret, tjenestesteder, eksterne konsulenter, og DigIT). Jenitha Thavanathan, DigIt

Har dere spørsmål, ta gjerne kontakt med:

tonje.vagaroy@baerum.kommune.no, Folkehelsekontoret

jenitha.thavanathan@baerum.kommune.no DigIt

 Hege Fossum, Strategi- og utviklingsenheten