Vi ønsker å dele vår erfaring med gjenbruk av kommunens eksisterende teknologiske byggeklosser for å understøtte en tjenestes behov for smarte løsninger. Dette er et nytt eksempel på hvorfor anskaffelse av et nytt fagsystem ikke alltid er svaret på et behov. Utviklingsarbeidet ble påbegynt 31.08.20 og vi håper å ha klar første versjon av løsningen i produksjon allerede i løpet av november.   

FIAT – en omfattende tjeneste

Fritid og avlastningstjenesten (FIAT) i Bærum kommune tilrettelegger fritidstilbud og avlastningstjenester for barn og unge. Tjenesten bistår med tilrettelegging av avlastnings- og støttekontakttjenester, samt tilbud om fritidsaktiviteter. De har i dag ca. 15 administrativ ansatte, ca. 700 støttekontakter og avlastere, samt 700 tjenestemottakere. Her er det mye å holde orden på, med andre ord!

Fritid og avlastning har i alle år brukt tidkrevende, manuelle rutiner.  Det ble derfor igangsatt et prosjekt for å gi FIAT en fullgod løsning som de opplever understøtter deres arbeidsprosesser.

Hva gjør andre kommuner?

Oversikt over behov

Prosjektet har snakket med andre kommuner for å kartlegge hvilke fagsystemer el. andre løsninger de bruker på området. Det viser seg at det i liten grad brukes andre gode digitale løsninger for å understøtte slike tjenester i dag.

Covid-19 som innovasjonsmotor

DigIT har i løpet av våren gjennomført flere Covid-19 tiltak (Smittevern, Bærumspakken), der det er bygget vellykkede løsninger ved bruk av Microsoft sin lavkode plattform (Power Platform) som befinner seg i samme økosystem som Teams og Yammer. Det ble derfor tatt et valg om å utforske mulighetene ved å sette sammen en helhetlig løsning for Fritid og avlastning basert på den samme teknologien.

Spredning av elektroniske skjema for timeregistrering

Prosjektet samarbeider tett på med Lønnsenheten og Tildelingskontoret i Pleie og Omsorg, for å få på plass et elektronisk timeskjema i kommunens Lønns- og personalsystem som også flere andre tjenester kan benytte. Skjemaet vil være tilgjengelig for støttekontakter, avlastere og pårørende gjennom ID-porten.

Gjenbruk mellom tjenester og kommuner

Fordelen med å gjenbruke produktporteføljen til Microsoft som Teams og Yammer er en del av, er som nevnt at vi kan unngå nyanskaffelse av nytt fagsystem som deretter må tilpasses våre prosesser. Gjenbrukspotensialet mellom tjenester innad i kommunen, og mellom kommuner er meget stor. I tillegg vil tilgang på data for fremtidige integrasjoner, analyse, rapportering og visualiseringsformål blir enkelt tilgjengelig, da alt vil ligge i samme økosystem.

For spørsmål, ta gjerne kontakt med:

jenitha.thavanathan@baerum.kommune.no (Virksomhetsarkitekt, DigIT)
stine.eivindson@baerum.kommune.no (Prosjektleder, DigIT)
kirsten.haugen@baerum.kommune.no (Tjenesteleder, Fritid og avlastning)

Jenitha Thavanathan, Virksomhetsarkitekt, DigIT