Grundige behovskartlegginger, stjeling av eksisterende løsninger og mye engasjement. Børge Fjelldal har vært ansvarlig for en spennende anskaffelse, og forteller deg mer om hvordan de har jobbet for å kunne tilby løsninger det er behov for, i en travel skole- og barnehagehverdag! 

En utfordring avdekkes

Vinteren 2016 satt anskaffelsesenheten med en innkjøpsanalyse som viste at kommunens rammeavtaler med matleverandører ikke ble brukt så mye som planlagt. Særlig på skolene, SFO og barnehagene ble bare 20-30 % av maten kjøpt på rammeavtalene.

På samme tid viste regnskap at kommunen bruker så mye som 65 millioner kroner i innkjøp av mat på årlig basis.

Nysgjerrig på hvorfor

I stedet for å slå ned på at de aktuelle tjenestestedene ikke fulgte eksisterende rutiner for handling av mat, valgte anskaffelsesenheten heller å være nysgjerrige på hvorfor rammeavtalene med matleverandører ikke ble brukt. Kunne det være slik at avtalene ikke passet særlig godt?

Børge Fjelldal har vært ansvarlig for anskaffelsesprosessen.

Grundige behovskartlegginger

For å forstå behovene til tjenestestedene gjennomførte anskaffelsesenheten dialogmøter med skole, barnehage, storkjøkkenet, bo- og behandlingssentrene og kantina. På dialogmøtene ble utdrag fra innkjøpsanalysen presentert, etterfulgt av en uformell samtale om utfordringer og muligheter.

Anskaffelsesenheten dro i tillegg på besøk til utvalgte tjenestesteder for å forstå mer av deres hverdag. I tillegg ble det gjennomført en spørreundersøkelse i forskjellige enheter i kommunen.

Vi har brukt lang tid på behovskartleggingen, men det har jo resultert i en vanvittig bra avtale. Da er det verdt tiden det tar – Børge Fjelldal, anskaffelsesenheten

En løsning tar form

Gjennom uformell samtale med pleie- og omsorgsrådgivere, ble anskaffelsesenheten gjort oppmerksomme på smartmat – kommunens løsning for netthandel av mat for hjemmeboende. Kunne samme prinsipp benyttes i skole, barnehage og sfo?

Våren og høsten 2016 ble det gjennomført dialog med markedet og anskaffelsesprosess.

Løsningen konkret er at skoler, SFO og barnehager nå kan bestille matvarer på nett via rammeavtalen. Det er også mulig for alle andre tjenesteområder/tjenestesteder i kommunene å bruke avtalen.

Formålet er å erstatte butikk – Børge Fjelldal, anskaffelsesenheten

Gevinstene er spart tid for de ansatte og riktig ressursbruk!

Børge Fjelldal, spesialrådgiver, anskaffelsesenheten