Dokumentsenteret har i samarbeid med HR og IT avdelingen startet opp et spennende innovasjonstiltak for å digitalisere arbeidskontrakter til ansatte i Bærum Kommune. Målet er forenkling, og prosjektet er startskuddet på en omfattende digitalisering av kommunens tjenester. Først ut er skole, med over 2200 årlige arbeidskontrakter! Enhetsleder på Dokumentsenteret Nina Bønsnes Røed gir deg en oppdatering på arbeidet. 

Hvorfor digitalisere arbeidskontrakter?

Det er en lang vei å gå før kommunen blir en papirløs organisasjon. 58 % av all post som kommer inn til kommunen for saksbehandling er papir. Kommunen ansetter årlig 1600 nye medarbeidere, og underveis i de eksisterende arbeidsforholdene skjer det endringer som krever nye arbeidskontrakter. En kartlegging av dagens praksis viser at en arbeidskontrakt i papirform bytter hender hele 31 ganger!

Fra papiret ser dagens lys på rektors kontor før det tilslutt blir makulert på Dokumentsenteret, har det blant annet blitt fraktet og kjørt på kryss og tvers i kommunen med internposten hele fire ganger. Behovet for å gjøre dette enklere sier seg selv, her er det både tid og penger å spare!

Hva skal vi løse?

For å sikre et godt resultat og nye smarte løsninger, er det helt avgjørende av behovene kartlegges grundig. Hva er viktigst med en arbeidsavtale, og hva ønsker vi å oppnå med en forenkling av arbeidsprosessen?

Så langt har mye tid og arbeid gått med på å forstå hvordan det fungerer i dag. Innovasjonsgruppen har involvert alle som har en aktiv rolle i prosessen med arbeidskontrakter, alt fra rektorer, skolekonsulenter, posttjenesten og arkivarer har deltatt i kartlegginger og intervjuer for å få et godt bilde av dagens praksis.

Veien videre

Innovasjonsgruppen arbeider nå med å undersøke mulige IT løsninger og juridiske forhold knyttet til digital signering. Disse forutsetningene bør være avklart før den neste og mest spennende fasen, nemlig design- og løsningsfasen.

Dersom ansatte har tips til prosjektet, mottas de med takk! Send de gjerne til meg på mail: nina.roed@baerum.kommune.no

Nina Bønsnes Røed, Enhetsleder, Dokumentsenteret